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Informativa resa agli Iscritti in merito al trattamento dei dati personali ed adempimenti correlati, ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs 196/03 e dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679

In osservanza di quanto previsto dalle disposizioni in materia di trattamento dei dati personali, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 13 del D.Lgs. 196 del 30 giugno 2003 (di seguito “Codice Privacy”) e dell’art. 13 del Regolamento Privacy UE 2016/679 (di seguito “Regolamento Privacy”), il Fondo Mediafond (di seguito il “Fondo”) intende fornire le necessarie informazioni in ordine alle finalità e alle modalità del trattamento dei dati personali che gli Iscritti forniscono al Fondo al fine di usufruire delle prestazioni dello stesso.
Lo scopo del Fondo Mediafond è quello di consentire agli Iscritti di disporre, all’atto del pensionamento, di prestazioni pensionistiche complementari del sistema obbligatorio. A tal fine, il Fondo provvede alla raccolta dei contributi, alla gestione delle risorse, all’erogazione delle prestazioni secondo quanto disposto dalla normativa di riferimento. Il Fondo non ha fini di lucro.
Il Fondo tratta da sempre i dati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, esattezza, integrità e non eccedenza, pertinenza e necessità rispetto alle finalità perseguite, garantendo la tutela della riservatezza e dei diritti degli Iscritti.

1. Titolare, DPO e Responsabili del trattamento dati

Il “Titolare del trattamento” è Mediafond, nella persona del legale rappresentante pro tempore domiciliato presso la sede del Fondo (di seguito il “Titolare”).
Il Titolare può nominare altri soggetti “Responsabili del trattamento” (di seguito i “Responsabili”), interni o esterni, nonché Incaricati autorizzati a compiere operazioni di trattamento.
E’ stato nominato Data Protection Officer il Dott. Cosimo Calabrese.
E’ stato nominato Responsabile del trattamento dati il Dott. Mario D’Alessandro.
L’elenco completo dei Responsabili nominati è disponibile presso il Titolare del trattamento.
Lei potrà contattare il Titolare al seguente recapito e-mail: privacy@mediafond.it

2. Tipologia di dati trattati

Per realizzare le proprie finalità, il Fondo raccoglie e tratta taluni dati personali, comuni e particolari, riguardanti l’Iscritto e i suoi beneficiari.
Ai sensi del Regolamento, sono comuni i dati personali anagrafici, identificativi e amministrativi; ad esempio: cognome e nome, data di nascita, residenza, codice fiscale, titolo dell'iscrizione; coordinate bancarie; impresa o ex impresa di appartenenza; cognome e nome, grado di parentela, sesso, luogo e data di nascita dei familiari fiscalmente a carico e/o dei beneficiari designati.
Rientrano nella “categoria particolare di dati” i dati personali di tipo sanitario, idonei a rilevare lo stato di salute, ad esempio certificati medici e ogni altra documentazione medica presentata, oltre ai dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, la vita sessuale. In base alla propria funzione, il Fondo potrà trattare dati particolari riguardanti lo stato di salute nei casi di anticipazione per spese mediche e prestazioni per invalidità e non autosufficienza.

3. Finalità del trattamento dei dati personali

I dati personali, comuni e particolari, trasmessi dagli Interessati saranno trattati dal Fondo:

- per le finalità di gestione della posizione di previdenza complementare ed evasione delle richieste di prestazioni;

- per gli obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa comunitaria, nonché da disposizioni impartite da pubbliche autorità a ciò legittimate;

4. Natura del conferimento dei dati personali e conseguenze di un eventuale rifiuto

Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3. “Finalità del trattamento dei dati personali”, ha natura obbligatoria; infatti, il mancato conferimento dei dati personali e il mancato consenso al trattamento degli stessi comporta l’impossibilità di avviare la gestione della posizione ed erogare a favore del richiedente i servizi istituzionalmente previsti.
Qualora il Fondo intendesse avviare trattamenti che richiedano uno specifico consenso da parte dell’Interessato, sarà cura del Titolare del trattamento informare gli Iscritti ed ottenere il consenso necessario.

5. Modalità del trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali avviene per mezzo di personale debitamente formato in materia di trattamento di dati personali, quali dipendenti, collaboratori o consulenti esterni specificamente nominati “Responsabili” o “Incaricati” del trattamento dal Titolare, nell’ambito delle rispettive funzioni o dell’incarico professionale conferito. Il trattamento dei dati personali avviene, anche tramite l’ausilio di strumenti elettronici o, comunque, automatizzati, informatici e telematici, ed in ogni caso con logiche strettamente correlate alle finalità sopra menzionate, al fine di garantire la sicurezza, la protezione e la riservatezza dei dati stessi

6. Conservazione dei dati personali

I dati personali saranno conservati per il periodo di tempo necessario alla gestione della posizione previdenziale, e ad erogare, a favore del richiedente, i servizi istituzionalmente previsti.
Al momento della cessazione del rapporto, i dati acquisiti saranno conservati per necessità legate alla gestione della posizione (a titolo esemplificativo: eventuali omissioni contributive ancora pendenti e la relativa prestazione, liquidazione della rendita) e comunque per il tempo necessario ad assolvere gli obblighi normativi, giuridici o regolamentari pendenti in capo al Fondo. Successivamente, sarà attivato un processo di cancellazione ovvero anonimizzazione.

7. Trasferimento di dati verso Paesi Terzi (UE o extra UE)

I dati potranno essere trasferiti in paesi UE o Extra UE nei casi e nei modi previsti dagli artt. 44 e successivi del Regolamento Privacy, in particolare qualora sia richiesto dall'Iscritto il pagamento delle prestazioni presso banche estere o quando lo stesso risieda all'estero.

8. Destinatari dei dati personali

Il Fondo Pensione potrà comunicare i dati personali acquisiti a soggetti e società esterne che forniscono servizi strettamente connessi e strumentali alla propria attività. Inoltre, il Fondo potrebbe avere l'esigenza di comunicare alcuni dati a società o soggetti esterni di propria fiducia, che li utilizzeranno – se del caso in qualità di Responsabili del trattamento - I soggetti predetti potranno essere costituiti da:

– istituti bancari incaricati dell’attività di custodia e gestione del patrimonio;

– compagnie di assicurazione e società finanziarie incaricate della gestione delle risorse del Fondo Pensione;

– società di servizi amministrativi, contabili, postali ed informatici;

– altri Fondi Pensione (trasferimenti IN e OUT);

– consulenti vari (a titolo esemplificativo legali, fiscali, contabili ecc.);

– altri servizi collaterali

I dati possono essere comunicati alla Commissione di Vigilanza sui fondi pensione per i compiti istituzionali dell’Autorità nonché ad altri organi di vigilanza nei casi previsti dalla normativa vigente.
I dati personali acquisiti non sono oggetto di diffusione a categorie di soggetti indeterminati.
Il Fondo Pensione, su richiesta dell’iscritto, fornirà l’elenco dei soggetti esterni ai quali i dati vengono trasmessi.

9. Diritti dell’Interessato

Come previsto dall’art. 13 del Regolamento Privacy, l’Iscritto in ogni momento potrà:

- chiedere al Titolare del trattamento l'accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguarda;

- opporsi al trattamento dei Suoi dati personali;

- esercitare il diritto alla portabilità dei dati;

- revocare, in qualsiasi momento, il consenso prestato per le “Finalità divulgative/promozionali”;

- proporre reclamo a un'autorità di controllo.

Inoltre, in ogni momento potrà esercitare nei confronti del Titolare i diritti previsti dall’art. 7 del Codice Privacy, tra cui: ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano; ottenere l'indicazione dell'origine dei dati personali; delle finalità e modalità del trattamento; della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili, dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati; ottenere l'aggiornamento, la rettificazione, l'integrazione dei dati; la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati, etc.
I diritti sopra descritti possono essere esercitati con richiesta rivolta senza formalità al Titolare del trattamento ai recapiti di cui al paragrafo 1.